Las grandes empresas llevan años utilizando controles de acceso. A través de ellos también llevan un control diario del horario de entrada y de salida de sus empleados.
Quizás los mayores inconvenientes para hacer el fichaje y mantenimiento de los horarios los encontremos en las pequeñas empresas, aunque el mercado está ofreciendo sistemas manuales y/o sistemas informáticos para garantizar el registro de horario. Lo que sí es cierto es que cada una de estas empresas deberá elegir cuál le resulta más adecuado.
Sistemas manuales
Consiste en reflejar en una hoja de cálculo las horas diarias de cada trabajador junto a su firma. Es un modelo elaborado por la empresa, identificando los datos del trabajador y de la empresa en el encabezado, se le añaden filas según los días que tenga el mes, poniendo en cada fila la fecha, hora de entrada, hora de salida y firma del trabajador.
Una forma de evitar las críticas a la poca fiabilidad de este medio de control sería su digitalización, es decir, utilizar un pdf que pueda llevar la firma digital mediante un certificado electrónico. Quizás resulte el sistema más elegido por las pequeñas empresas.
Sistemas automáticos mediante software
Un programa informático con un periférico de identificación, ofrece la posibilidad de medir cuándo el trabajador ha encendido o ha apagado el ordenador. Se trataría de un sistema presencial a través de un ordenador u otro dispositivo.
• El desarrollo de una aplicación donde identificarse con el smartphone cuando es iniciada la actividad laboral, como los sistemas de geolocalización.
• La utilización de tarjetas de acceso con banda magnética o las de proximidad RFID (que identifican al empleado al estar cerca del dispositivo).
• Sistemas basados en biometría, es decir que reconocen los rasgos físicos, en las huellas dactilares, en la morfología de la mano, de los ojos o de la cara. Quizás resulte ser la solución más adecuada para aquellas empresas en las que los trabajadores están sentados delante de un ordenador o tienen un teléfono móvil con una app de fichaje instalada, por el tema de su movilidad.
Para cualquier empresa es vital realizar un seguimiento preciso de las horas de trabajo de los empleados.
Igualmente importante es elegir un sistema de control de asistencia eficiente que no lleve mucho tiempo de instalación y puesta en marcha, y que no sea engorroso en el uso para los trabajadores.
La clave está en conocer la oferta actual y elegir la solución de software correcta.
Aquí mostramos 8 de las mejores maneras de elegir la mejor solución de software para hacer un seguimiento de las horas de los empleados.
1. Control de horarios de los empleados con una App (aplicación móvil).
El seguimiento de las horas de los empleados cuando trabajan fuera de la oficina o de las instalaciones es difícil de medir si no es con un sistema móvil. Normalmente este tipo de software integra la información con el sistema de cálculo de nómina para obtener un horario de trabajo preciso. Además permiten el registro geolocalizado de los datos.
2. Sistema con tarjetas RFID (tarjetas de contacto).
El uso de sistemas basados en tarjetas de plástico PVC con tecnología RFID representan la versión actualizada del sistema arcaico de tarjetas perforadas. Los empleados usan su identificación para fichar la entrada y la salida. Los datos se transfieren automáticamente a una base de datos, donde se calculan las horas trabajadas de cada empleado.
3. Ventajas de un sistema de software automatizado.
Es sin duda el sistema de control más preciso y también el que mejor le puede asegurar el cumplimiento de la normativa laboral. La principal virtud de este tipo de sistemas es que no dependen de partes de trabajos, papel o sistemas de control rudimentarios, sino que integran soluciones más globales que repercuten en cálculos de productividad, y otros datos muy valiosos que afectan directamente en el control de OEE y optimización de procesos LEAN.
4. Software de fácil uso prara los empleados.
Realizar un parte de trabajo es la tarea menos deseada para la mayoría de los empleados. Un sistema sencillo que requiera un mínimo de trabajo y capacitación mejorará las posibilidades de participación y uso correcto.
Esto también elimina o minimiza la necesidad de ponerse en contacto con el responsable de recursos humanos si tienen preguntas sobre horas extras, por ejemplo.
5. Elige un sistema que se integre fácilmente con otras aplicaciones.
Usar un software para la captura de datos sólo resuelve parte de la solución global. La otra parte igualmente importante es la capacidad de ese software de compartir datos con otras aplicaciones y programas ya integrados en la empresa.
6. Elige un programa que disponga de un sistema de seguimiento e informes.
La mayoría de los sistemas y apps vienen con una demo (demostración gratuita), que ofrece a la empresa la posibilidad de probar diversas funciones, además la mayoría de software ofrece un cuadro de mando para ver la información general del uso del software y rendimiento de las horas de los empleados.
7. Software alojado en la nube. SaaS
Los registros de asistencia contribuyen a optimizar costes de mano de obra, pero otra forma de optimizar costes es el pago del software por uso o SaaS . Esto permite evitar inversiones costosas y desarrollos a medida, ya que se paga de forma escalada por el servicio que necesita en ese momento, por ejemplo por nº de trabajadores.
Los sistemas basados en la nube ofrecen: un pago mensual económico, fácil de usar, escalable, actualizable a variaciones de la normativa y precisión.
8. Las tecnologías avanzadas que utilizan huellas dactilares y escaneo de retina ayudan a mantener la seguridad de las oficinas.
Otro método popular entre las grandes empresas es usar la información de los códigos de barras en las tarjetas de identificación de los empleados. Los datos biométricos con huellas dactilares y escaneo de retina se han vuelto valiosos para las empresas que necesitan controlar el acceso a y desde departamentos y edificios, además de permitir un seguimiento del tiempo de los empleados.